Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk van Martine Geene en is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

Martine Geene, werkzaam als kindercoach en NEI therapeut in haar praktijk gevestigd te Beekbergen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70161860, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Martine Geene is aangesloten bij Adiona voor haar werkzaamheden als kindercoach en bij de Vereniging van NEI Therapeuten (VVNT) voor haar werkzaamheden als NEI-therapeut.

​

​

1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de aard van de begeleiding kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• naam en achternaam;

• adresgegevens;

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• geboortedatum;

• gegevens van ouder(s) en/of wettelijk vertegenwoordiger(s);

• informatie die nodig is voor de begeleiding;

• informatie die tijdens gesprekken of sessies wordt gedeeld;

• gegevens over welzijn en gezondheid, voor zover deze relevant zijn voor de begeleiding;

• gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie.

 

Er worden uitsluitend gegevens verzameld die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening en de daarbij behorende administratie.

​

2. Doel van de verwerking

Persoons- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer, worden gebruikt om:

• contact met u te kunnen onderhouden;

• afspraken te maken en te beheren;

• de overeengekomen begeleiding uit te voeren;

• een cliëntdossier bij te houden, indien dit noodzakelijk is;

• facturen te kunnen versturen;

• te voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

 

De gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder dat u hierover bent geïnformeerd en, wanneer dat wettelijk vereist is, hiervoor toestemming is verkregen.

Wanneer er na een eerste contact geen overeenkomst voor begeleiding tot stand komt, worden de gegevens in principe binnen 6 maanden verwijderd, tenzij er een wettelijke of administratieve reden is om de gegevens langer te bewaren.

 

3. Verwerking van persoonsgegevens bij kindercoaching en NEI

Wanneer een begeleidingsovereenkomst tot stand komt, wordt tijdens de intake gevraagd naar gegevens die van belang kunnen zijn voor de begeleiding.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• geboortedatum;

• gezinssituatie;

• achtergrondinformatie;

• de hulpvraag;

• informatie over emoties, gedrag en welzijn;

• informatie over eerdere ervaringen of gebeurtenissen;

• andere informatie die de cliënt vrijwillig tijdens de begeleiding verstrekt.

 

Bij NEI kunnen tijdens een sessie onderwerpen aan de orde komen die betrekking hebben op persoonlijke ervaringen, emoties en welzijn. Wanneer dergelijke informatie wordt vastgelegd, wordt hier zorgvuldig en vertrouwelijk mee omgegaan.

Alleen gegevens die relevant zijn voor de begeleiding worden opgenomen.

De informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor deze is verzameld: het bieden van de overeengekomen kindercoaching en/of NEI-begeleiding, tenzij een andere wettelijke grondslag van toepassing is.

 

4. Bijzondere persoonsgegevens

Gegevens over gezondheid en bepaalde andere persoonlijke gegevens vallen onder de bijzondere persoonsgegevens en worden door de AVG extra beschermd.

Wanneer tijdens de kindercoaching of NEI-begeleiding informatie over gezondheid, welzijn of andere bijzondere persoonsgegevens wordt besproken of vastgelegd, gebeurt dit alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de begeleiding en op basis van een daarvoor geldige wettelijke grondslag.

Ik ga hier extra zorgvuldig en vertrouwelijk mee om.

NEI is een complementaire begeleidingsmethode en is geen vervanging voor reguliere medische of psychologische diagnostiek of behandeling.

 

5. Het cliëntdossier

Wanneer een cliëntdossier wordt bijgehouden, kan dit onder andere bestaan uit:

• het intakeformulier;

• de begeleidingsovereenkomst;

• de toestemming voor begeleiding;

• feitelijke aantekeningen die relevant zijn voor de begeleiding;

• tekeningen of andere materialen die tijdens de begeleiding zijn gemaakt;

• relevante e-mailcorrespondentie;

• gespreksverslagen die in het kader van de begeleiding zijn gemaakt;

• relevante informatie die door de cliënt zelf is verstrekt.

 

Niet alle hierboven genoemde onderdelen worden in ieder dossier opgenomen. Alleen informatie die noodzakelijk is voor de begeleiding en administratie wordt bewaard.

 

6. Het delen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden niet zomaar met derden gedeeld.

Gegevens kunnen worden gedeeld wanneer:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en hiervoor toestemming is gegeven, wanneer toestemming wettelijk vereist is;

• u hier zelf uitdrukkelijk om vraagt;

• dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;

• hiervoor een andere wettelijke grondslag bestaat;

• sprake is van een gerechtelijk bevel.

 

Wanneer overleg met bijvoorbeeld een huisarts, psycholoog, school of andere hulpverlener wenselijk is, wordt dit vooraf met u besproken en wordt, waar nodig, uw toestemming gevraagd.

 

7. Vertrouwelijkheid en geheimhouding

Martine Geene gaat vertrouwelijk om met alle informatie die tijdens de begeleiding wordt gedeeld.

Informatie wordt niet zonder toestemming aan derden verstrekt, behalve wanneer een wettelijke verplichting tot het verstrekken van informatie bestaat.

De toepasselijke wettelijke regels met betrekking tot geheimhouding en vertrouwelijkheid worden nageleefd.

 

8. Beveiliging

Om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen, worden passende beveiligingsmaatregelen genomen.

Digitale cliëntgegevens worden beveiligd met passende toegangsbeveiliging. Papieren dossiers worden bewaard op een plaats die niet vrij toegankelijk is.

Ook bij het versturen en ontvangen van informatie wordt zo zorgvuldig mogelijk met persoonsgegevens omgegaan.

 

9. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.

Voor bepaalde gegevens kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden. De bewaartermijn kan afhankelijk zijn van de aard van de dienstverlening en de gegevens die worden verwerkt.

Wanneer op een bepaalde vorm van dienstverlening een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, wordt deze gevolgd.

Voor financiële gegevens kunnen fiscale bewaartermijnen gelden.

 

10. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG, voor zover wettelijk van toepassing, het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;

• onjuiste gegevens te laten corrigeren;

• uw gegevens te laten aanvullen;

• onder bepaalde omstandigheden gegevens te laten verwijderen;

• bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking;

• onder bepaalde omstandigheden de verwerking van uw gegevens te laten beperken;

• uw persoonsgegevens te ontvangen of te laten overdragen aan een andere organisatie wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.

 

Wanneer u gebruik wilt maken van één van deze rechten, kunt u contact met mij opnemen via:

E-mail: info@martinegeene.nl

of via het contactformulier op:

www.martinegeene.nl/contact

Bij een verzoek kan ik, wanneer dit noodzakelijk is, vragen om een identiteitsbewijs of andere informatie om uw identiteit te kunnen controleren. Hierbij worden alleen de gegevens gebruikt die nodig zijn voor deze controle.

 

11. Minderjarigen

Bij de verwerking van persoonsgegevens van kinderen wordt extra zorgvuldig omgegaan met privacy.

De toestemming voor begeleiding van minderjarigen en de wijze waarop informatie met ouders wordt gedeeld, is afhankelijk van de leeftijd van het kind, de aard van de begeleiding, het gezag en de toepasselijke wettelijke regels.

Voor zover de WGBO van toepassing is op een specifieke vorm van dienstverlening, gelden de wettelijke regels met betrekking tot toestemming en inzage.

In hoofdlijnen geldt binnen de WGBO:

Kinderen jonger dan 12 jaar
De ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) geven toestemming voor de behandeling. Zij hebben in beginsel ook recht op inzage in het dossier.

Kinderen van 12 tot 16 jaar
Zowel het kind als de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) hebben in beginsel een rol bij toestemming voor een behandeling. Ook gelden specifieke regels voor het inzagerecht van ouders en kind.

Jongeren vanaf 16 jaar
De jongere is in beginsel zelf verantwoordelijk voor het geven van toestemming en beslist zelf over de toegang tot het dossier.

Omdat de precieze regels afhankelijk kunnen zijn van de aard van de dienstverlening, wordt per situatie gekeken welke wettelijke regels van toepassing zijn.

Bij kindercoaching wordt daarnaast rekening gehouden met de leeftijd, ontwikkeling, privacy en belangen van het kind.

 

12. Klachten over privacy

Heeft u een klacht over de manier waarop met uw persoonsgegevens wordt omgegaan, dan vraag ik u om eerst rechtstreeks contact met mij op te nemen. Ik probeer de klacht dan samen met u op te lossen.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

Meer informatie hierover vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer dit noodzakelijk is vanwege wijzigingen in wetgeving, mijn dienstverlening of de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op:

www.martinegeene.nl

Privacyverklaring Martine Geene
Kindercoach & NEI-therapeut
Beekbergen
KvK: 70161860
E-mail: info@martinegeene.nl

Versie: oktober 2026